Aplikasi SIM

Friday, 17 July 2009 17:18

Salah satu fungsi PSI adalah memfasilitasi perangkat lunak yang mencakup seluruh aspek manajemen untuk mendukung pemberdayaan semua unit manajemen Universitas sehingga mampu secara profesional memberikan pelayanan yang efisien bagi sivitas akademika. Sasaran yang ingin dicapai adalah terbentuknya suatu sistem informasi terintegrasi yang didukung oleh perangkat lunak SIM yang handal untuk mendukung keseluruhan fungsi Universitas dalam hal pelayanan informasi manajemen termasuk pemrosesan transaksi, pengambilan keputusan, proses pembelajaran, dan penyediaan informasi bagi para pemangku kepentingan Universitas. Perangkat lunak aplikasi SIM yang tersedia dikelompokkan ke dalam 4 kategori yaitu Sistem Manajemen Akademik, Sistem Manajemen Pengetahuan, Sistem Manajemen Sumber Daya, Sistem Manajemen Hubungan Komunitas yang keseluruhannya terdiri dari 14 modul (subsistem). Selain itu, saat ini sedang dikembangkan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) yang berfungsi untuk mengumpulkan data dari modul-modul di atas untuk keperluan pengambilan keputusan pada tingkat yang lebih tinggi. SIE ini diharapkan sudah dapat digunakan pada awal tahun 2008. Sistem Manajemen Akademik Sistem ini bertujuan untuk menggantikan sistem lama yang telah berjalan menggunakan scanable form. Proses akademik berlangsung mulai dari penerimaan mahasiswa baru hingga kelulusan mahasiswa. Sistem Registrasi Ujian Masuk Online, digunakan untuk mengelola pendaftaran ujian masuk USU secara online. Sistem ini memiliki fitur berikut: registrasi online, generator ujian mandiri online, cash management system (CMS), verifikasi online, cetak formulir pendaftaran, monitoring dan statistik, dan administrasi sistem. Sistem Registrasi/Herregistrasi, digunakan untuk mengelola kegiatan registrasi calon mahasiswa dan registrasi ulang mahasiswa lama, dengan fitur seperti berikut: pengelolaan data mahasiwa/calon mahasiswa, administrasi pembayaran dan keuangan, generator nomor induk mahasiswa, konfigurasi pembiayaan, laporan-laporan, dan administrasi sistem. Sistem Informasi Akademik digunakan untuk mengelola administrasi dan data akademik pada unit fakultas/program studi meliputi data kurikulum, matakuliah, rencana dan hasil studi, transkrip, penjadwalan, prasyarat, dan sebagainya, dengan fitur seperti berikut: back office, menangani pengelolaan data kurikulum, pengelolaan data kelas, pengelolaan data matakuliah, pengelolaan kesetaraan, pengelolaan jadwal, pengelolaan data rencana studi (KRS), pengelolaan data hasil studi (KHS), pengelolaan data transkrip, pengelolaan bimbingan akademik, konfigurasi jenis nilai, konfigurasi syarat predikat kelulusan, laporan dan statistik, serta administrasi sistem. Modul front office, menangani KRS Online, KHS dan Transkrip, Info Akademik Online, mengelola bimbingan akademik (dosen), pengelolaan nilai (dosen), messaging, dan forum diskusi. Modul ini diakses oleh mahasiswa dan dosen melalui Portal Akademik. Sistem Manajemen Pengetahuan Sistem ini terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang berfungsi untuk mengelola aset pengetahuan (jurnal, buku, perpustakaan, hasil penelitian) secara elektronik, terdiri atas: Sistem Informasi Perpustakaan digunakan untuk mengelola seluruh kegiatan administrasi dan manajemen perpustakaan, dengan fitur seperti berikut: konversi ISO CDS-ISIS, OPAC (Online Public Access Catalogue), pengelolaan data anggota, pengelolaan data dasar koleksi, pengolahan koleksi perpustakaan, sirkulasi, pencetakan bukti transaksi, rekapitulasi, barcode support, smartcard support, dan administrasi sistem. Sistem Informasi Penelitian digunakan untuk mengelola hasil-hasil penelitian berupa jurnal dan tulisan atau karya ilmiah pada suatu unit penelitian, dengan fitur seperti berikut: pengelolaan jurnal penelitian, pengelolaan kerjasama penelitian, pengelolaan seminar, pelatihan, atau lokakarya penelitian, pengelolaan profil peneliti, statistik dan laporan, dan administrasi sistem. E-Learning digunakan untuk penyelenggara perkuliahan, penugasan, sharing online, dengan fitur sebagai berikut: informasi materi kuliah, pengumuman, kuliah online, diskusi online, agenda kelas, agenda pribadi, file sharing, penugasan, pencarian referensi, dokumen secara task repository, document repository, pengelolaan data pengguna, pengelolaan data materi kuliah, dan administrasi sistem. Digital Library digunakan untuk mengelola aset perpustakaan dalam format digital. Fitur yang disediakan meliputi: pengelolaan data, aset dan bahan perpustakaan digital, registrasi anggota, pengelolaan data anggota, pencarian referensi, dan administrasi sistem. Sistem Manajemen Sumber Daya Sistem ini terdiri dari beberapa modul aplikasi yang berfungsi untuk mengelola aset sumber daya USU yang terdiri atas: Sistem Informasi Kepegawaian digunakan untuk menyimpan dan mengelola berbagai data kepegawaian guna mendukung pembuatan berbagai laporan serta pengembalian kepustakaan di bidang kepegawaian. Fitur-fitur yang disediakan adalah: Pengelolaan data induk pegawai, yang terdiri dari data diri (meliputi beberapa jenis pegawai), riwayat keluarga, riwayat pendididikan, status pendidikan sekarang, riwayat kepangkatan/golongan, riwayat jabatan, pengalaman organisasi, dan riwayat penelitian/karya ilmiah/seminar. Pengelolaan data mutasi meliputi: mutasi (orangtua, suami/istri, anak, jabatan struktural, jabatan fungsional, masa kerja, daftar penilaian, hukuman, tugas belajar, penetapan angka kredit, penghargaan, pangkat, diklat); kenaikan gaji berkala, proses pindah instansi/tempat kerja, mutasi dan lain-lain. Laporan kepegawaian, termasuk data DUK (keseluruhan, instansi tertentu, per golongan, per jenis kelamin, per pendidikan, per jenis pegawai, yang melewati batas waktu kenaikan pengkat, yang memasuki masa pensiun); data perbandingan DUK; dan statistik rekapitulasi data pegawai (unit kerja, golongan & ruang) Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi, digunakan untuk mengelola pengeluaran dan penerimaan keuangan guna mempermudah pelaporan dan pemantauan keuangan USU, dengan fitur sebagai berikut: pengelolaan penerimaan dan pengeluaran, pengelolaan anggaran dan monitoring penggunaan, laporan keuangan (realisasi anggaran dan realisasi penerimaan dan pengeluaran), posting transaksi (jurnal penerimaan, jurnal pengeluaran, dan jurnal umum), laporan akuntansi (laporan buku besar dan laporan neraca), dan administrasi sistem. Sistem Informasi Manajemen Aset, digunakan untuk mengelola aset non SDM dan keuangan yang dimiliki oleh USU, dengan fitur-fitur sebagai berikut: pengelolaan data inventarisasi (bangunan, ruang, properti ruang, dan usulan penghapusan), pengelolaan data pengadaan (non tanah, bangunan, bangunan listrik dan air), pengelolaan data bangunan (denah, konstruksi, dan ruang), informasi data (inventasisasi, pengadaan, bangunan), rekap data (inventarisasi, pengadaan, bangunan), laporan (inventarisasi, pengadaan, bangunan), dan administrasi sistem. Sistem Manajemen Hubungan Komunitas Sistem ini terdiri dari: portal Web USU, sistem informasi alumni, dan sistem rekrutmen kerja online. Portal USU merupakan media berbasis Web dinamis yang memuat profil sebagai gerbang informasi utama USU dengan fitur sebagai berikut: profil, informasi program akademik, fasilitas, kemahasiswaan, kalender akademik, pencarian dokumen, berita, kolom, pengumuman, agenda, forum diskusi, gateway ke berbagai sistem informasi USU, dan adminisrasi sistem. Sistem Informasi Alumni merupakan sistem informasi berbasis web yang berfungsi sebagai media informasi dan komunikasi seluruh alumni USU dengan almamater dengan fitur sebagai berikut: Modul back office: pengelolaan data alumni, pengelolaan forum, administrasi sistem, Modul front office: registrasi anggota, info alumni, galeri foto, cerita alumni, pesan, forum diskusi. Sistem Informasi Rekrutmen Kerja Online merupakan sistem informasi berbasis web yang berfungsi untuk menghubungkan para alumni USU dengan perusahaan/instansi penyedia lowongan kerja dalam proses rekrutmen kerja dengan fitur sebagai berikut: Modul back office: pengelolaan anggota, pengelolaan lowongan kerja, dan administrasi sistem. Modul front office: bagi pencari kerja: registrasi anggota, pencarian lowongan kerja, pengelolaan resume; bagi perusahaan mitra: registrasi anggota, pengelolaan lowongan kerja, pengelolaan resume pencari kerja. SMS Universitas merupakan layanan informasi akademik berbasis teknologi SMS dengan fitur sebagai berikut: pengumuman ujian masuk, informasi registrasi, informasi nilai ujian, informasi jadwal kuliah, informasi jadwal ujian, dan informasi KHS. Sistem Informasi Eksekutif Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah sistem berbasis web untuk melakukan integrasi data dengan sistem-sistem aplikasi yang ada di lingkungan USU dengan tujuan menyajikan laporan-laporan untuk menunjang eksekutif dalam mengambil keputusan. Dengan kemampuan integrasi data yang ada pada SIE maka proses penyediaan laporan-laporan untuk kebutuhan eksekutif bisa dilakukan dengan cepat dan akurat. Arsitektur SIE sebagai muara data dari sistem-sistem yang ada untuk keperluan tingkat eksekutif.

KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
1. Kurang organisasi yang wajar
2. Kurangnya perencanaan yang memadai
3. Kurang personil yang handal
4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.
Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.